Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais

1. Apresentação

Esta Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais descreve como os dados pessoais podem ser coletados, utilizados, armazenados, protegidos, compartilhados e eliminados no contexto da plataforma Kloke, incluindo o aplicativo móvel, o portal web e os fluxos de atendimento, suporte e gestão educacional relacionados à sua utilização.

O objetivo desta política é assegurar transparência, governança, segurança jurídica e conformidade com a legislação brasileira aplicável, especialmente a Lei nº 13.709/2018 (LGPD), bem como com boas práticas de segurança da informação, minimização de dados, rastreabilidade e responsabilização institucional.

2. Identificação institucional e gestão do armazenamento

Todo o armazenamento das informações tratadas no contexto da plataforma fica sob gestão do Instituto Salus Vita, observadas as atribuições contratuais, institucionais e legais aplicáveis a cada operação.

Conforme o fluxo de tratamento e a natureza da operação, o Instituto Salus Vita poderá atuar como controlador, operador ou de forma compartilhada com instituições educacionais e órgãos públicos vinculados ao serviço, sempre dentro da finalidade legítima e dos limites definidos em lei e nos instrumentos jurídicos aplicáveis.

3. Abrangência desta política

Esta política se aplica ao tratamento de dados pessoais realizado no contexto da plataforma Kloke em rotinas educacionais, administrativas, informativas, operacionais e de relacionamento, abrangendo, entre outros:

• alunos;
• pais, mães e responsáveis legais;
• professores;
• gestores escolares;
• equipe administrativa;
• usuários de suporte, atendimento e operação;
• demais perfis autorizados vinculados à utilização da plataforma.

4. Dados que podem ser tratados

4.1 Dados cadastrais e de identificação

• nome completo;
• data de nascimento;
• CPF e/ou outros identificadores institucionais;
• matrícula escolar ou código funcional;
• escola, turma, série, turno, unidade e vínculos acadêmicos ou administrativos;
• login, nome de usuário e credenciais de acesso;
• foto de perfil, quando essa funcionalidade estiver habilitada.

4.2 Dados de contato

• telefone celular;
• endereço de e-mail;
• endereço cadastral, quando necessário;
• dados de contato do responsável legal.

4.3 Dados educacionais e funcionais

• vínculos entre aluno, turma, escola, série, calendário e horários;
• vínculos entre professor, disciplina, turma e unidade;
• registros necessários à operação dos módulos educacionais e administrativos;
• informações relativas às funcionalidades habilitadas no aplicativo e no portal web;
• históricos operacionais, interações institucionais, atendimento e suporte.

4.4 Dados técnicos e de navegação

• endereço IP;
• identificadores de dispositivo;
• tipo de navegador, sistema operacional e versão do aplicativo;
• data, hora e histórico de acessos;
• logs de autenticação, auditoria, sessão e segurança;
• registros de falha, telemetria e desempenho do ambiente.

4.5 Dados sensíveis

Eventual tratamento de dados pessoais sensíveis, quando indispensável e juridicamente permitido, será realizado com cautela reforçada, limitação de acesso, necessidade demonstrada, governança específica e fundamento legal compatível.

5. Finalidades do tratamento e bases legais

Os dados pessoais poderão ser tratados para finalidades legítimas, específicas e compatíveis com o contexto educacional e administrativo da plataforma, incluindo:

• cadastro, autenticação e gestão de perfis de acesso;
• organização da base estudantil, inclusão de novos alunos, atualização de turmas, colégios, horários e vínculos educacionais;
• execução de atividades pedagógicas, administrativas, operacionais e de atendimento;
• segurança da informação, auditoria, prevenção a erros, prevenção a fraudes e rastreabilidade;
• comunicação institucional entre escola, responsáveis, professores, gestores e equipes autorizadas;
• cumprimento de obrigações legais, regulatórias, administrativas e contratuais;
• melhoria do serviço, evolução funcional e análise de desempenho operacional.

As bases legais utilizadas dependerão do contexto de cada tratamento e podem incluir, entre outras, cumprimento de obrigação legal ou regulatória, execução de políticas públicas, execução de contrato, exercício regular de direitos, proteção da vida, tutela da saúde, legítimo interesse e, quando necessário, consentimento.

6. Tratamento de dados de crianças e adolescentes

Como a plataforma pode tratar dados de crianças e adolescentes, a operação observará o princípio do melhor interesse, com especial cuidado na definição da finalidade, no nível de exposição dos dados, nas permissões de acesso, nas medidas de proteção e nos mecanismos de transparência.

Os dados desse público serão tratados apenas na medida do necessário para a finalidade educacional, administrativa, de segurança e de relacionamento institucional com a comunidade escolar, com destaque para a participação de pais e responsáveis nos casos cabíveis.

• pais ou responsáveis poderão ser chamados a validar informações, acompanhar o tratamento ou exercer direitos em nome do menor, conforme o caso;
• os acessos serão limitados por perfil, função e necessidade institucional;
• funcionalidades de monitoramento e controle deverão priorizar proteção, prevenção e transparência.

7. Como a coleta pode ocorrer no aplicativo, no portal web e no atendimento

7.1 Aplicativo móvel

No aplicativo, os dados podem ser tratados quando o usuário realiza cadastro, autenticação, atualização de perfil, consulta informações, utiliza recursos educacionais, acessa áreas de atendimento, interage com conteúdos ou utiliza funcionalidades administrativas disponibilizadas conforme seu perfil.

7.2 Portal web

No portal web, os dados podem ser tratados em operações de login, manutenção de registros, atualização cadastral, gestão acadêmica, painéis administrativos, relatórios, integrações, auditoria, permissões e segurança.

7.3 Atendimento e suporte

Nos fluxos de suporte e atendimento, os dados podem ser tratados para abertura, acompanhamento, resposta e encerramento de demandas, incluindo validação de identidade, registro de protocolo, histórico de solicitações e comunicação de retorno.

8. Compartilhamento de dados

Os dados poderão ser compartilhados estritamente dentro dos limites necessários à execução da finalidade e observados os requisitos legais, contratuais e institucionais, com:

• instituições educacionais vinculadas à operação da plataforma;
• secretarias, órgãos públicos ou unidades administrativas competentes;
• prestadores de serviço de hospedagem, autenticação, mensageria, suporte, armazenamento, segurança e infraestrutura tecnológica;
• autoridades públicas, administrativas ou judiciais, quando houver obrigação legal, regulatória ou ordem válida;
• parceiros operacionais que atuem sob contrato, confidencialidade e instruções compatíveis com a LGPD.

Não haverá compartilhamento arbitrário ou incompatível com a finalidade declarada.

9. Armazenamento, guarda e segurança da informação

O armazenamento dos dados pessoais tratados no contexto da plataforma fica sob gestão do Instituto Salus Vita, observados os ambientes tecnológicos contratados, os controles institucionais, as políticas internas e os requisitos legais aplicáveis.

9.1 Medidas de segurança

• controle de acesso por perfil e necessidade de conhecimento;
• autenticação, gestão de sessão e trilhas de auditoria;
• criptografia em trânsito e, quando aplicável, em repouso;
• backups, redundância e continuidade operacional;
• monitoramento técnico, correções de segurança e gestão de vulnerabilidades;
• revisão periódica de permissões e rastreabilidade administrativa.

9.2 Forma de armazenamento

Os dados poderão ser armazenados em bancos de dados, serviços de hospedagem, repositórios estruturados, sistemas integrados, camadas de backup e registros de auditoria necessários à operação do aplicativo, do portal web e das rotinas correlatas.

10. Retenção, conservação e descarte

Os dados pessoais serão mantidos apenas pelo tempo necessário ao cumprimento das finalidades informadas, ao atendimento de obrigações legais e regulatórias, à preservação de registros administrativos essenciais, à defesa em processos e à continuidade da operação, quando necessário.

Encerrada a necessidade do tratamento, os dados poderão ser eliminados, anonimizados ou mantidos bloqueados, conforme a base legal e as hipóteses de conservação previstas na LGPD.

11. Direitos dos titulares de dados

Nos termos da LGPD, os titulares de dados pessoais, diretamente ou por seus representantes legais, podem solicitar, observadas as limitações legais aplicáveis:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso aos dados;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação, quando cabível;
• portabilidade, quando aplicável;
• informação sobre compartilhamento de dados;
• informação sobre consentimento e sobre as consequências de sua negativa, quando essa for a base legal pertinente;
• revogação do consentimento, quando aplicável;
• revisão de decisões automatizadas, quando juridicamente cabível.

12. Cookies, logs e registros de acesso

O portal web e os componentes integrados da plataforma podem utilizar cookies técnicos, registros de sessão, identificadores essenciais, logs de acesso e mecanismos de auditoria para manter autenticação, segurança, desempenho, estabilidade e experiência adequada de uso.

Registros técnicos também podem ser utilizados para análise de falhas, prevenção de incidentes, segurança do ambiente e comprovação de eventos operacionais.

13. Incidentes de segurança

Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, serão adotadas medidas de contenção, apuração, correção, mitigação, registro e comunicação, conforme a gravidade do caso, a legislação aplicável e as orientações da autoridade competente.

• identificação e contenção do evento;
• avaliação do escopo e do impacto;
• tratamento técnico do incidente;
• revisão de controles e mitigação;
• comunicação aos envolvidos e autoridades, quando cabível.

14. Responsabilidades dos usuários e das instituições vinculadas

Para preservação da segurança da informação e da privacidade dos titulares, espera-se que usuários, escolas, gestores e equipes autorizadas:

• utilizem senhas fortes e não compartilhem credenciais;
• mantenham dados atualizados e corretos;
• acessem apenas informações compatíveis com sua atribuição;
• não utilizem a plataforma para fins ilícitos, discriminatórios ou incompatíveis com a finalidade educacional;
• comuniquem imediatamente suspeitas de uso indevido, acesso não autorizado ou incidente de segurança;
• observem regras internas, contratos, políticas e orientações operacionais.

15. Atualizações desta política

Esta política poderá ser atualizada periodicamente para refletir mudanças legais, regulatórias, tecnológicas, operacionais ou contratuais. A versão vigente deverá ser publicada nos canais oficiais da plataforma e passará a produzir efeitos na data de sua divulgação, salvo disposição expressa em contrário.

16. Contato e canal de privacidade

Solicitações relacionadas a privacidade, atualização cadastral, exercício de direitos, comunicação de incidentes ou dúvidas sobre esta política poderão ser encaminhadas por meio do contato acima.

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